Ok! supongo que ya definiste el objetivo de la revista.  El siguiente paso que darás será definir las secciones.  Esto depende mucho del objetivo de la publicación.  A continuación daremos algunas ideas de secciones que aparecen en revistas que hemos editado para nuestros clientes.

1. Editorial
2. Presentación de algún departamento de la empresa
3. Reconocimiento a empleados destacados
4. Promoción de empleados
5. Noticias sobre logros de la empresa (Como la obtención del ISO 9000 o reconocimiento ESR, apertura de nuevas sucursales, etc.)
6. Temas de capacitación  (Por ejemplo primeros auxilios, prevención de incendios, procesos internos)
7. Noticias sobre evaluación de desempeño.
8. Lanzamiento de nuevos productos.
9. Entrevistas a empleados.
10. Filosofía empresarial:  Explicar la misión, la visión.
11. Filosofía empresarial: Casos prácticos de cómo aplicar los valores en el día a día.
12. Explicación de las prestaciones que da la empresa.
13. Buenas practicas de prevención de accidentes.
14. Convocatorias a concursos
15. Tests para automedir su productividad, buena comunicación, disposición, etc.
16. Ecología y ahorro dentro de la empresa.
17. Avances tecnológicos del sector al cual pertenece la empresa.
18. Participación de los empleados en actividades sociales o deportivas
19. Invitación a las familias de los empleados a actividades dentro de la organización.
20. Salud y prevención.
21. Trivias
22. Crucigramas
23. Deportes
24. Recomendación de libros y películas orientados al desarrollo personal
25. Presentación de nuevos colaboradores.
26. Historias de éxito, de empresas o personas.

Esperamos que estas ideas te hayan servido para establecer tus secciones y contenido de la revista de acuerdo al objetivo.  Si tienes más ideas, por favor mándanoslas.

¿Quién va a escribir todo eso?

Lo conveniente es que te hagas de un equipo de colaboradores.  Gente que sepas que puede comprometerse a entregarte su asignación en tiempo y forma y que esté involucrado directemente en su tema, pueden ser los gerentes, o personal de confianza.  La editorial, de preferencia debe ser escrita por el director de la empresa, pero en la práctica muchas veces la tendrá que escribir otra persona y sólo firmarla él, (el director casi nunca tiene tiempo de escribirla, o eso dice.)  Como este es un trabajo no remunerado, los colaboradores tienen que ser motivados a participar.  Quizá puedas organizar un concurso, dar algún reconocimiento, o venderles la idea que al ser colaboradores fijos de la revista ganarán notoriedad en la empresa y su nombre será conocido por todos.

¿De donde saldrá la información?

Cada colaborador será responsable de recabar la información, actuar  como reporteros si la información surge de la empresa o investigar en fuentes bibliográficas e internet.  Es una buena práctica que si se va a publicar información de internet se cite la fuente y sería todavía mejor que se escribiera al autor avisando que su artículo se publicará en una revista intera y obtener su autorización por escrito.  Pero la principal fuente de información es la empresa misma.

En cuanto a las fotos es mejor que todas las fotos sean propias, sacadas por ustedes mismos.  A buena resolución, bien enfocadas, bien tomadas, para que luzcan en la revista.  Si hay que ilustrar algun artículo con una foto que no sea de la empresa se puede acudir a istock, dreamstime, clipartof, fotolia, shutterstock, en esos sitios web venden ilustraciones y fotografías a precios accesibles con licencia tipo royalty free que se pueden usar legalmente en tu publicación.

Un buen día llegó tu jefe y te dijo, necesitamos tener una revista interna, hazla.  Tu no tienes ni idea de cómo.  Entonces muy preocupado buscas ansiosamente en internet información que te salve y das con este blog.  Como dicen los canijos gringos, “Its your lucky day!”.  No te preocupes, aqui te decimos cómo empezar.

¿Quién va a ser el editor? Tu.

A ti te la encargaron y tu vas a ser el editor.  ¿Qué hace el editor? Pues básicamente recopila, reune, obtiene y organiza la información.  Decide qué sale y qué no.  Decide de qué va a tratar la revista, el tamaño, el orden de los temas, da el visto bueno al diseño, (si es que no lo hace él mismo).  Decide cada cuando va a salir (frecuencia).  Decide el tamaño final, el tipo de papel, el número de páginas, y maneja el presupuesto.  También hace algunas otras cosas pero estas van saliendo sobre la marcha.

Objetivo.

Todo debe tener un objetivo para tener un camino trazado por el cual caminar y llegar a la meta.  Es muy probable que tu jefe no te haya dicho para qué quiere la revista interna.  Bueno pues esto es lo primero que tienes que hacer como editor, darle a la publicación una razón de ser y esto se hace redactando un pequeño párrafo de no más de cinco líneas donde se describa el objetivo de la revista.  Esto puede parecer obvio, pero a veces no lo es tanto.

Una revista puede servir para comunicar la filosofía empresarial; difundir los valores, la misión y la visión.  O también puede destacar los acontencimientos y logros de la empresa, o quizá puede servir más como medio social; que los empleados de una sucursal conozcan a los empleados de otra.  Una combinación de las anteriores, o algún otro propósito que tenga la empresa, por ejemplo capacitación.  Esta información es importante porque determina en gran medida su contenido.

¿Quién será el lector? No siempre se distribuye a todos los empleados de la empresa, en ocasiones únicamente va dirigida al personal operativo, otras va para ventas, o al personal ejecutivo.  A veces es una revista que también se repartirá a los clientes.  Esta información determina la cantidad de revistas a imprimir (tiraje) o si va a ser únicamente un boletín electrónico.  También es un factor determinante para establecer el tono de la publicación (lenguaje formal, coloquial, técnico, etc.)

Presupuesto.  ¿Existe un presupuesto asignado? Si no lo hay pues hay que trabajar sobre él y comenzar a pedir cotizaciones de impresión, en otro post daremos información para saber como pedir una cotización de impresión.

El objetivo podría ser algo similar a esto:

La revista interna “Nombre de la revista” difundirá a todo el personal de la empresa (1000 empleados) nuestros valores organizacionales, dará noticias importantes sobre logros (Certificaciones, metas obtenidas, equipos representativos, etc), informará sobre capacitación y presentará al personal de nuevo ingreso.  El tono será formal.  Tendrá una frecuencia bimestral.  Será impresa a todo color, en tamaño final carta, con 16 páginas totales incluyendo forros (portada y contraportada).  El presupuesto por número de la publicación es de $25,000.

Pues bien, éste es el primer paso para hacer una revista interna.  Este párrafo te orientará para crear las secciones, designar colaboradores, establecer fechas de cierre (tiempo límite para entregar colaboraciones y armar la revista), y mantenerte en presupuesto.  Si deseas saber más sobre esto escríbeme un correo a    jdavidreym@gmail.com.

Cuando realizas una campaña de reclutamiento seguramente usas medios de comunicación para atraer a la gente que necesitas contratar.  Puedes utilizar periódico, radio, volantes, internet, programas de recomendado, y varios más.  Puedes obtener una gran cantidad de llamadas telefónicas de candidatos, puedes tener llena tu sala de espera con gente llenando solicitudes, aguardando a ser entrevistada, y sentirás que entre más gente acude a la empresa mejor has hecho tu trabajo.  Pero sabes ¿cuánta de esa gente que acudió a la entrevista fue contratada?  Sabes ¿qué porcentaje de efectividad tuviste? ¿Sabes qué medio fue el que atrajo a la mayor cantidad de personas? ¿Sabes cuál fue el costo de la campaña y en relación a eso cuánto costo contratar a cada uno de los nuevos integrantes de la empresa?

El primer paso para estar al tanto de tus números es llevar un registro diario con la cantidad de asistentes a entrevista relacionados con el medio por el cual acudieron.  Alguna de la información básica que debe tener el registro es:

1. Medios utilizados con descripción de tamaño, frecuencia, fecha y costo. (De preferencia se recomienda anexar una copia de la publicidad utilizada, esto con el fin de llevar el récord de cuál diseño fue el más exitoso).  Aqui se debe decidir si el registro será semanal o mensual.
2. Cantidad de respuestas, deben ser anotadas por día. (El total)
3. Cantidad de respuestas, calificadas. (O sea de la gente que reúne los requisitos del puesto)
4. Número de entrevistas realizadas.
5. Número de contrataciones efectivamente realizadas.
6. En algunos casos es deseable conocer y llevar una estadística de las causas de rechazo a los entrevistados.  Por ejemplo no tenían arraigo domiciliario, su licencia de conducir estaba vencida, etc.
7. Costo unitario por contratación.

Llevar estos controles es muy útil para la planeación de una campaña, los medios a utilizar, el tamaño y diseño de la publicidad, los elementos para atraer a los candidatos (selling points), la imagen que se proyecta, la información que se incluye y la temporalidad.

Existen algunos otros métodos para medir la efectividad de publicidad, que trataremos en algún otro post.  Si deseas que te enviemos por email un pdf con un formato sencillo para que puedas comenzar a registrar la efectividad de tu publicidad solicitanoslo por correo a  publicidad@reypando.com  incluyendo tu nombre, puesto, teléfono, empresa para la que trabajas, y con muchísimo gusto te lo enviamos.

La comunicación organizacional difunde conceptos que son parte de la filosfía empresarial, como la misión, la visión y los valores. O busca promover conductas positivas, para que los trabajadores mejoren su desempeño laboral, como por ejemplo la puntualidad, la higiene, la prevención de accidentes, el respeto, el buen ambiente de trabajo, etc.

Los posters o carteles cumplen un importante rol dentro del proceso de comunicación organizacional ya que son un medio económico y llamativo que puede ser colocado en distintos lugares estratégicos de la empresa o fábrica y sirven como constante recordatorio del mensaje.  Los carteles son sólo uno de los medios que debe ser usado para lograr los objetivos de la comunicación.

Los medidas más comunes, dependiendo del lugar donde se colocarán los carteles, son 60 x 90 cms, 40 x 60 cms y doble carta (28 x 43 cms.) Si el tiraje de los posters es grande, mayor a 500 o 1000 piezas se aconseja imprimirlos en offset, pero si es menor, la recomendación es imprimirlos en plotter, o impresora a color de formato doble carta o doble carta rebasado.

A continuación presentamos una lista con temas que pueden ser colocados en posters.

Filosofía empresarial:  Misión, Visión, Valores, Objetivos, etc. (En ocasiones se necesita una explicación coloquial de lo que se espera del trabajador para cumplir con estos temas.

Seguridad e higiene: Uso del equipo de protección, limpieza, lavado de manos, influenza, reglamento, conservar limpio el lugar de trabajo, etc.

Conducta:  Respeto, puntualidad, concentración, alcanzar objetivos, bullying en la empresa, evitar chismes, honestidad. etc.

Motivacionales: Capacitación, liderazgo, trabajo en equipo, motivación, eficiencia, etc.

Reconocimiento: a Equipos, a Empleados, del mes, de la semana, por objetivos, por asistencia, por puntualidad, por antigüedad, etc.

Si tienes algunos otros temas nos gustaría que nos dijeras.

Visita nuestra página para ver algunos ejemplos de posters.

La altura se expresa en: centímetros, líneas ágata o módulos dependiendo el periódico.  Una línea ágata equivale a 0.1814286 centímetros o a 1/14 de pulgada. En el caso de los módulos varía de periódico en periódico.

Base

La base se expresa en columnas o módulos. La medida de las columnas también cambia de acuerdo al periódico, pero generalmente miden entre 3.7 hasta 6 cms. Dependiendo del tamaño del diario.

Ejemplos:

“El Universal” que es un periódico estándar, en la primera sección, espectáculos, metrópoli, etc. Se divide en 6 columnas y cada columna en esas secciones mide 4.4 cms. Pero el Aviso Oportuno del mismo periódico el Universal se divide en 8 columnas y cada columna mide 3.45 cms.

El “Reforma” (Standar) en sus secciones nacional, internacional, negocios, etc. Mide 14 módulos x 6 columnas. Cada módulo mide 3.1 cms. De alto x 4.4 cms. De ancho.

El Aviso de Ocasión del Reforma se divide en 24 módulos de alto x 8 columnas. Cada módulo del Aviso de Ocasión mide 2 cms. De alto x 3.8 cms. De ancho.

“El Gráfico” (periódico tabloide) se divide en 6 columnas y cada columna mide 3.9 cms.

 Medidas comunes

Las medidas más comunes para medir los anuncios dentro de los periódicos impresos son 1 plana, ½ plana, robaplana, ¼ de plana, 1/8 de plana y 1/16 de plana.

Entre los estándar están: El Universal, Reforma, Excelsior, El Sol de México. Un periódico estándar mide aproximadamente, 56 cms. De alto x 32 cms. De ancho, las medidas pueden variar unos pocos centímetros de acuerdo a cada periódico. Tienen entre 8 y 6 columnas.

Entre los tabloides de la ciudad de México están: El Economista, El financiero, Milenio, Esto, Metro, El Gráfico, La Jornada, Publimetro, Récord, etc. Miden aproximadamente 29 cms de alto x 26 cms de base, aunque también las medidas varían unos cuantos centímetros entre periódico y periódico. Tienen 5 ó 6 columnas.

Preferencia.
¿Cómo hacer que el prospecto acuda a mi empresa en lugar de que vaya al de la competencia?
Con el conjunto de elementos que se han descrito anteriormente, y sobre todo por la congruencia. La promesa de beneficios tangibles e intangibles debe ser congruente con el mensaje, el diseño, el tamaño, etc. De ser posible hay que incluir una frase corta que de forma ingeniosa describa el espíritu de la compañía o algún beneficio intangible importante para el prospecto.

Acción.
En la publicidad de reclutamiento se tiene la gran ventaja sobre la publicidad comercial que el prospecto o “cliente” está totalmente motivado a acudir a conseguir un empleo, por lo que debe ser muy claro en la forma de respuesta que desea recibir.
Sólo la dirección, si se desea que todos los prospectos interesados acudan.
Sólo el teléfono si lo que se quiere es que llamen antes para hacer una cita.
El correo electrónico para recibir el currículum antes, y el reclutador sea el que los cite.
Cuestionario online, si se desea tener información específica del prospecto y de acuerdo a esta prueba previa, se le preseleccionará.

Al momento de entrevistar al prospecto, recuerda que es tu cliente. Respeta su tiempo, trátalo bien, emociónalo, vende tu empresa como un excelente lugar para trabajar resaltando tus ventajas, por que ya sea que se quede o no, su opinión y comentarios sobre la empresa llegarán a muchas más personas, y este es un primer paso para comenzar a construir una buena imagen de empleador.

Consideramos oportuno explicar algunas similitudes entre la publicidad comercial y la de reclutamiento de recursos humanos para ayudar a los departamentos de factor humano a crear publicidad que brinde mejores resultados, basándose en algunos conceptos largamente probados por la publicidad comercial.

La publicidad comercial debe tener los siguientes elementos para conseguir que su público meta consuma el producto o servicio anunciado:  Atraer la atención, mantener el interés, tener credibilidad, establecer preferencia, motivar la acción.  Explicaremos como pueden utilizarse estos factores en la publicidad de recursos humanos.

La mayoría de la publicidad dirigida al reclutamiento de Recursos Humanos busca una acción inmediata.  Es decir, se busca que los candidatos acudan a la empresa que ofrece el empleo y se contraten.

Tanto la publicidad Comercial como la de Reclutamiento promocionan un producto.  En artículos posteriores explicaremos por qué se considera la oferta de empleo como un producto.

La publicidad comercial se usa para llegar a un gran número de personas, darles a conocer un producto o servicio y persuadirlos a que lo adquieran.  La publicidad para el reclutamiento de recursos humanos también se usa para llegar a una gran cantidad de personas que son posibles candidatos a ocupar un puesto dentro de la empresa.  Este tipo de publicidad “vende” una oferta de trabajo (una vacante) y uno de sus argumentos para persuadir al candidato es la reputación de la empresa, que podría ser equiparado a la calidad de un producto.  Por ejemplo:  La marca Sony en televisores tiene una imagen de calidad.  Procter & Gamble tiene una buena reputación como lugar para trabajar.

A continuación explicaremos cómo pueden usarse los 5 puntos de la publicidad comercial en la publicidad de reclutamiento.

Atraer la Atención.  (Ambas quieren que el consumidor los vea)

Entre un mar de anuncios en el clasificado de un periódico deseamos que nuestro anuncio destaque.  Recordemos que, a diferencia de la publicidad comercial, la de reclutemiento tiene un público cautivo, (Gente que busca trabajo) que se está tomando el tiempo para leer los anuncios que ofrecen empleo.  Aquí mencionaremos algunas formas de llamar la atención.

1. Tamaño.  La primer manera de llamar la atención es el tamaño del anuncio, entre más grande sea, más destaca y el tamaño del anuncio comunica entre lineas el tamaño de la empresa.  Una empresa grande y fuerte publica anuncios grandes, limpios.
2. Puesto.  La gente ya tiene una idea más o menos clara del trabajo que desea buscar, por lo que escribir claramente el puesto ofrecido es recomendable.
3. Retribución.  En determinados puestos, sobre todo los operativos este punto es el principal elemento para llamar la atención.  La gente irá a donde más va a ganar, así de fácil.  En otros casos, cuando se publican puestos de mayor nivel se debe evitar el “sueldo según aptitudes”.  Pensemos qué puede ofrecer la empresa que la haga más atractiva que otras, por ejemplo seguro de gastos médicos o algún otro tipo de beneficios atractivos.
4. Nombre y logo de la empresa.  Muchas compañias piensan que ya “estan quemados”, que tienen una mala reputación y comienzan su anuncio con “importante empresa del ramo solicita…”.  Esta incertidumbre, la falta de información hace que la persona que busca empleo la relegue a los últimos lugares.  El que busca trabajo generalmente acude a la empresa que le da más certidumbre y confianza.  Poner el nombre de la empresa y/o el logotipo habla de una compañía que tiene confianza en si misma y en lo que ofrece.
5. Diseño.  Recomiendo que lo primero en lo que hay que fijarse al hablar de diseño en un anuncio es que se entienda, que sea claro y de fácil lectura.  Ultimamente he visto muchos anuncios “llamativos” llenos de colores, y textos encimados, que son muy difíciles de leer. El diseño obviamente es un gran factor para atraer la atención, pero por más atractivo que sea el anuncio, no provocará la acción deseada en las cantidades deseadas, si no hace un buen ofrecimiento de beneficios.

 Mantener el interés.

Tanto en la publicidad comercial como en la publicidad de reclutamiento de recursos humanos, es fundamental lograr que el “cliente” o “candidato” siga leyendo el anuncio una vez que lo haya visto gracias a la identificación con el puesto, al tamaño del anuncio, o por el ofrecimiento económico; leerá los “requisitos” y el “ofrecemos”.

Requisitos es donde el candidato encuentra la identificación con el puesto.  Hay anuncios donde hay pocos requisitos con el objetivo de tener gran respuesta al anuncio, pero en ocasiones los reclutadores sólo se llenan de trabajo inútil porque tendrán que rechazar a la mayoría de los candidatos perdiendo mucho tiempo en las entrevistas.  Recomendamos seleccionar bien al “Target” o posibles candidatos (esto es una especie de segmentación de mercado) y la única manera de conseguirlo es delimitándolos correctamente con los requisitos.  Haciendo esto se reduce el número de asistentes a entrevista, pero se aumenta la relación candidatos-contratados.  Se gana en eficiencia.

Casi siempre se comete el error de que en la remuneración sólo se haga una lista de ofrecimientos básicos como: sueldo según aptitudes, prestaciones de ley, etc.  Se debe ir más allá.  Hay que analizar con detenimiento que ventajas y beneficios intangibles se ofrecen, siempre hay algo, como estar cerca de una estación del metro, brindar ayuda para completar estudios que posibilita el crecimiento a mediano plazo, eventos que involucren a la familia, menos gasto en comida porque la empresa tiene comedor, etc.  Es efectivo colocar una breve descripción de la labor que realizará durante un típico día de trabajo.

En el próximo post explicaremos la similitudes de ambos tipos de publicidad al buscar la credibilidad, la preferencia y la acción.